Prioritäten setzen als Virtuelle Assistenz. Wie geht das?

Hi, mein Name ist Madlen und ich bin seit 3 Jahren selbstständige Virtuelle Assistentin. Heute wirst du von mir erfahren, wie du deine Prioritäten im VA-Alltag richtig setzt.

Es geht direkt los mit einer Behauptung!

Folgende oder ähnliche Szenerie: Dein Terminkalender ist voll bis obenhin. Eigentlich zu voll. Ein paar Termine weniger wären auch okay, oder? Aber es hilft nicht, er ist voll, das ist Fakt. Es warten Kundenaufträge darauf, bearbeitet zu werden. Die Deadline für das ein oder andere Projekt rückt immer näher und du möchtest auch noch deinen eigenen Bürokram erledigen, der liegengeblieben ist – denn alles andere geht erst mal vor. Auch die Familie verlangt nach deiner Zeit. Der Druck wächst und so hangelst du dich durch die Tage, Wochen, Monate und weißt am Ende gar nicht mehr, wie du überhaupt dort hingekommen bist.

Du funktionierst – meistens sehr gut – aber es ist wirklich anstrengend, wenn man immer alles unter einen Hut bekommen muss. Der Hut ist langsam zu schwer und zu groß und bringt dich zwischendurch zum Schwanken!

Aber wie ist das nun mit dem Prioritäten setzen? Wie geht es richtig und geht das überhaupt?

Kurzer Spoiler: Ja, es geht und ist überhaupt nicht so aufwendig, wie du denkst!

Nun legen wir los, damit du gleich weißt, wie du deine Prioritäten so stressfrei wie möglich setzt – und zwar langfristig:

Als selbstständige Virtuelle Assistenz ist man ständig am Planen und Organisieren, um seine Tage selbst gut zu strukturieren. Das können wir gut. Auch deshalb machen wir, was wir machen, stimmts? 😊 Und jetzt auch noch aktiv Prioritäten setzen? Wieder etwas, das man organisieren muss.

Macht das nicht noch mehr Arbeit?

Ja, das tut es – erst einmal. Wenn du dich aber eingroovst und dein System entwickelt hast, wirst du dankbar sein, dass du es angefangen hast, aktiv draufzuschauen, was jetzt wirklich wichtig ist und was warten kann bzw. wofür du zu viel Zeit verschwendest.

Aber jetzt habe ich lange über die Theorie gesprochen. Ich möchte dir nun gerne ein paar Tipps mitgeben, die mir seit Anfang meiner eigenen Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz geholfen haben, meine klassischen Zeitfresser zu reduzieren. So dass ich so entspannt und bewusst wie möglich durch die Tage komme. Das klappt nicht immer! Und das muss es auch nicht. Aber wenn für dich die Chance besteht, dass du durch meine Tipps schon eine Erleichterung an einzelnen Tagen spürst, dann habe ich mein Ziel mit diesem Beitrag erreicht.

 Bevor du anfängst, deine unterschiedlichen Prioritäten zu checken und zu setzen:

Nimm dir ein paar Minuten Zeit für dich und lege erst mal deine Ziele fest. Wo willst du hin?

Wie soll deine Zeit verteilt werden? Wie viel Stunden am Tag soll die Arbeit Platz haben, wie viel Zeit deine Familie und deine Hobbies? Schreibe dir gerne auf, wie du es dir vorstellst. Auch wenn es vielleicht erst einmal nach einer unmöglichen Umsetzung klingt. Sobald du dich damit aktiv beschäftigst, fängst du sofort an, dir deine Prioritäten zu stecken. Unterbewusst manifestierst du dir deine Ziele. Gut gemacht!

Du weißt nun, wo du hinwillst.

Fühlt sich gut an, richtig?

Nun geht’s darum, die Punkte zu finden, die dich aufhalten. Wofür verschwendest du täglich deine Zeit, weil du abdriftest. Surfst du zum Beispiel blindlings durch Social Media? (Ich kenne es von mir :D) oder hängst oft am Handy oder vorm TV fest? Von welchen Zeitfressern kannst du dich trennen?

Hierzu ein Fakt: Um Social Media gewinnbringend für dein Business zu nutzen, benötigst du nicht mehr als 20 Minuten am Tag. Das reicht völlig aus. (Aber Surfen ist auch manchmal einfach schön, ich kenne es 😉) Nimm dir bewusst Zeit zum Scrollen auf Instagram. Stell dir zum Beispiel einen Wecker oder die Stoppuhr, deine Uhr und gehe danach zurück an die Arbeit oder in die nächste Aufgabe, die ansteht.

Im nächsten Schritt versuchst du die Zeit sinnvoll zu verplanen, die du im Alltag mit Warten verbringst. Wieder ein Beispiel: Du bist täglich mit dem Bus unterwegs, um zum Einkaufen zu fahren. Dann nutze die Zeit und lies deine Mails während der Fahrt, vielleicht kannst du sie auch schon direkt beantworten. Oder du wartest beim Arzt im Wartezimmer. Dann nutze die Zeit für kleinere To-dos. Oder du hörst dir ein Hörbuch an. Und vor allem:

Mach eine Aufgabe nach der anderen!

Wenn man viel zu tun hat, erwischt man sich dabei, dass man mehrere Aufgaben mischt und nicht erst das eine beendet, bevor man ein neues Thema beginnt. Oft redet man von Multitasking. In der Theorie ist das auch super. Praktisch, jedoch nicht effektiv. Das ist so viel anstrengender als Aufgabe für Aufgabe zu machen. Das ist mit Familie natürlich nicht einfach – ich weiß.

Wo wir auch schon beim nächsten Thema wären: Achtsamkeit im VA-Alltag

Plane dir aktiv Pausen in deinen Alltag mit ein!

Auch mit deiner Familie natürlich, in der ihr tolle Dinge unternehmt und Zeit für euch habt. Aber mir geht’s hier um eine andere Pause. Die Pause nur für dich! Nichts tun! Ruhe! Kein Handy oder Musik, kein Putzen oder Telefonieren! Einfach nichts. Ein leckerer Tee und ein Snack dazu – ansonsten nichts!

Das muss nicht lange sein. 30 Minuten am Tag sind schon großartig. Du wirst merken, dass du deine To Dos besser erledigen kannst, wenn du regelmäßig abschaltest. Am Ende hast du deine Zeit effektiv für Projekte und andere Aufgaben genutzt und dadurch Zeit gewonnen.

Weiter geht’s! Ein wichtiger Fakt ist auch:

Zwischenziele dürfen realistisch bleiben!

Nichts ins kräftezehrender, als seine gesteckten Ziele nicht zu erreichen und Aufgaben wie eine lange, schwere Schlange hinter sich herzuziehen. Dann hättest du nicht nur den schweren Hut zu tragen, sondern auch eine Schlange mitzuziehen. Das wollen wir nicht. 😊

Plane daher auch die ganz kleinen Ziele so gut wie möglich mit ein. Zum Beispiel: Blumen gießen, Angebot schreiben, Mail beantworten usw. und wenn du ein Zwischenziel erreicht hast, freu dich über deine Leistung und mach dir vielleicht sogar einen Haken als erledigt hinter dieses To-do. Damit hast du nochmals die visuelle Bestätigung, dass du erfolgreich eine Aufgabe abgehakt hast.

Hast du dir mal angesehen, was du alles zu deinen Prioritäten machst? Sind denn wirklich all diese selbst ernannten Prioritäten so wichtig? Gibt es unter diesen Dingen vielleicht das ein oder andere, was hinten anstehen kann, um erst mal die wirklichen wichtigen Dinge zu erledigen? Aber wie bekommt man da einen Überblick?

Versuche, deine To-dos in Kategorien aufzuteilen.

Was ist wirklich dringend und wichtig, was ist wichtig, aber nicht dringend, was kann erst einmal warten und was ist vielleicht sogar überhaupt nicht wichtig und kann deshalb komplett aus deinen To-dos verschwinden?

Und mein letzter Tipp:

Leg dir einen Kalender an.

Ob Online oder Offline, es gibt online kostenlose Kalender, die du sogar mit Kolleg:innen oder deiner/m Partner:in teilen kannst. Darin kannst du all deine Termine eintragen. So hast du immer den Überblick.

Ich bin mir sicher, wenn du den ein oder anderen meiner Tipps umsetzt, oder zumindest ausprobierst und für dich und deinen Alltag optimierst, wird dein Hut kleiner und leichter und du wird viel weniger schwanken und kannst vielleicht sogar mit deinem Hut herumhüpfen und dich feiern, was du tagtäglich leistest. Als die tolle Person, die du bist. Am Ende ist mir noch wichtig zu sagen: Organisation und Erledigungen, dein Business oder dein Job sind wichtig. Aber nichts ist wichtiger als deine Gesundheit und deine Familie. Deshalb darfst du am Ende des Tages auch mal der Kalender und dein Hut (ich liebe die Metapher :D) auf die Seite legen und du darfst einfach leben. Ohne die Zeit und deine To-dos im Nacken.

Das Leben ist zum Leben da!

Ich hoffe, mein Beitrag hilft dir. Deinen Alltag besser zu strukturieren. Bei offenen Themen erreichst du mich gerne über meine Website oder Instagram.