Schau auf Deinen Gewinn und nicht auf Deinen Umsatz! – Frauen, Finanzen und Profit First

24. Jul 2023 | 2 Kommentare

Die wichtigste Kennzahl in Deinem Unternehmen ist Dein Umsatz? Ja klar, das hast Du doch so gelernt. Macht doch jeder so. Und was machst Du, wenn Dein Gewinn ausbleibt? Den Umsatz erhöhen? Genau das tun die allermeisten.

Dabei haben sie nicht im Fokus, dass mehr Umsatz in der Regel mit steigenden Kosten verbunden ist. Und mehr Arbeit macht. Und nicht mehr Gewinn bringt.

Wenn Du aber der Regel „Mehr Umsatz = mehr Gewinn“ folgst, verlierst Du die Kosten aus dem Blick. Und dann klappt es nicht mit dem Gewinn.

Denn Du rechnest nach der Formel „Umsatz – Kosten = Gewinn“. Und das bedeutet, dass der Gewinn das letzte ist, was dich interessiert – denn Umsatz und Kosten sind zuerst dran.

Mit dem Profit First-Prinzip stellen wir Dein Unternehmen auf den Kopf. Wir rechnen „Umsatz – Gewinn = Kosten“ – und schon verschiebt sich Dein Fokus. Vor allem anderen nimmst Du zuerst den Gewinn – und bringst ihn in Sicherheit. Erst dann schaust Du auf die Kosten. Und damit beginnst Du, Dein Unternehmen zu optimieren: Sind die Kosten wirklich alle notwendig? Wo kann ich einsparen? Ist mein Deckungsbeitrag richtig? Habe ich die richtigen (gewinnbringenden) Kunden?

Mit Profit First lernst Du, wie du die Geldflüsse richtig steuerst und die Liquidität deines Unternehmens auf solide Füße stellst. Denn um Dein Unternehmen profitabel zu machen, musst Du nicht mehr Umsatz, sondern weniger Kosten und die passenden Kunden haben.

Profit First wird Dein Denken und Dein unternehmerisches Handeln revolutionieren und dein Unternehmen wirklich profitabel machen.

Aber was genau ist Profit First?

„Profit First“ ist ein Finanzmanagementsystem, das vom Autor und Unternehmer Mike Michalowicz entwickelt wurde. Es basiert auf der Idee, dass traditionelle Buchhaltungsmethoden, bei denen Einnahmen – Ausgaben = Gewinn sind, für unternehmerisches Handeln fehlerhaft sind und dazu führen können, dass ein Unternehmen ständig darum kämpft, Gewinne zu erzielen.

Die allgemein anerkannte Formel um den Gewinn eines Unternehmens zu berechnen ist Umsatz – Kosten = Gewinn. Sie ist einfach, logisch und klar. Unglücklicherweise ist sie eine Falle. Obwohl die Formel logisch richtig ist, berücksichtigt sie nämlich nicht das menschliche Verhalten. In der uns gewohnten Formel ist der Gewinn ein „Überbleibsel“, ein abschließendes Trinkgeld, die hoffentlich nette Überraschung am Jahresende. Nur leider ist ein Gewinn dann oft nicht vorhanden und das Unternehmen fährt damit fort, im Überlebensmodus von Zahlung zu Zahlung dahinzuvegetieren.

Mit Profit First wird die Formel umgestellt in Umsatz – Gewinn = Kosten. Logisch betrachtet ist das Ergebnis das gleiche, aber aus der Sicht des unternehmerischen Verhaltens ist es radikal anders.

Mit Profit First entnimmst Du zuerst einen vorbestimmten Prozentsatz für den Gewinn, Dein Gehalt und die Steuern und der verbleibende Rest steht zur Deckung der Geschäftskosten zur Verfügung.

Der Autor und Historiker C. Northcote Parkinson (Parkinsonsches Gesetz) hat herausgefunden, dass unser Bedarf an einer Ressource sich so weit ausdehnt, wie die Ressource zur Verfügung steht. Wenn wir beispielsweise für ein Projekt zwei Wochen Zeit haben, brauchen wir genau zwei Wochen. Wenn wir für dasselbe Projekt acht Wochen Zeit haben, brauchen wir acht Wochen. Wenn wir für eine Aufgabe ein Budget von 1.000 € zur Verfügung haben, werden wir mit 1.000 € auskommen. Erhalten wir ein Budget von 10.000 € für die gleiche Aufgabe, werden wir 10.000 € dafür verwenden. Profit First nutzt Parkinsons Gesetz zu unserem Vorteil. Indem wir den Gewinn zuerst herausnehmen, verringern wir die verfügbare Geldmenge für andere Ausgaben und fordern uns heraus, neue Wege zu finden, denselben Erfolg für weniger Geld zu organisieren.

Management by Kontostand

Die meisten Unternehmer:innen haben weder die Zeit noch die Ausbildung, die vielen verschiedenen Auswertungen ihrer Buchhaltung zu studieren, die nötig wären, um alle finanziellen Aspekte Ihres Unternehmens im Blick zu behalten. Theoretisch sollest Du monatlich (oder sogar öfter) die Betriebswirtschaftliche Auswertung, die Zwischenbilanz und die Cashflow-Rechnung betrachten und bewerten, aber die wenigsten Unternehmer:innen tun dies tatsächlich. Die meisten verlassen sich auf „Management by Kontostand“ bei dem wir täglich unsere Banksalden abrufen und auf der Basis dessen, was sich uns dort präsentiert, unsere finanziellen Entscheidungen treffen. Von Parkinsons Gesetz getrieben, verbrauchen wir daraufhin die auf dem Konto verfügbaren Geldressourcen. Profit First erlaubt es Dir, mit dem gewohnten „Management by Kontostand“ fortzufahren, indem es zuerst Geld für Gewinn (und andere wichtige Zwecke) abzieht, so dass Du auf Deinem Konto die wirklich (für Ausgaben) verfügbare Geldmenge siehst und automatisch Dein Geldausgabeverhalten dieser Summe anpasst.

Versuche nicht, Deine Gewohnheiten zu ändern – nutze sie zu Deinem Vorteil!

Viele Unternehmer:innen versuchen, sich selbst durch reine Willenskraft dazu zu zwingen, bessere und diszipliniertere Controller:innen zu werden. Aber genau wie ein Muskel, ermüdet auch unsere Willenskraft irgendwann. Und in einem Moment finanzieller Anspannung oder unerwarteter Ausgaben brichst Du Deine aufgezwungenen Finanzregeln und Sparvorsätze und gibt alles Geld aus, was irgendwie zur Verfügung steht. Das Profit First Prinzip versucht jetzt nicht, diese Gewohnheiten zwanghaft zu durchbrechen (was übrigens schier unmöglich ist). Profit First arbeitet im Einklang mit den vorhandenen Denkmustern und Gewohnheiten. Indem zuerst Gelder auf verschiedenen Konten verteilt werden und dann die Versuchung minimiert wird, Geld bei sich selbst zu „leihen“, erreicht Dein Unternehmen finanzielle Stabilität und Du erhältst regelmäßige Gewinnausschüttungen.

Wie wird Profit First umgesetzt?

Um das Profit-First-System zu implementieren, musst Du zunächst Deine „Zielzuweisungsprozentsätze” (genannt TAPs) für verschiedene Kategorien wie Gewinn, Eigentümergehalt, Steuern und Betriebskosten bestimmen. Dann musst Du separate Bankkonten für jede Kategorie einrichten und das Geld entsprechend zuweisen, wenn die Einnahmen eingehen.

Die einzelnen Schritte:

  1. Bestimme Deine Zielzuweisungsprozentsätze (TAPs): TAPs sind die Prozentsätze der Einnahmen, die Du verschiedenen Kategorien wie Gewinn, Eigentümerlohn, Steuern und Betriebskosten zuordnest. Du kannst hierfür die Richtlinien des Profit First-Systems verwenden oder sie an Deine speziellen Geschäftsanforderungen anpassen.
  2. Eröffne separate Bankkonten: Erstelle separate Bankkonten für jede Kategorie, einschließlich eines für den Gewinn. Dies hilft, Deinen Cashflow zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Geld gemäß den TAPs zugewiesen wird. Du kannst dazu auch Bankkonten mit Unterkonten (Spaces) verwenden.
  3. Überweise Geld auf Dein Gewinnkonto: Wenn Du Einnahmen erhältst, überweise einen Prozentsatz davon gemäß Deiner TAPs auf Dein Gewinnkonto. So hast Du immer ein Gewinnpolster, das Du nutzen kannst, um Dir einen Bonus auszuzahlen oder für zukünftige Ziele zu sparen.
  4. Betriebskostenkonto für laufende Ausgaben nutzen: Nutze Dein Betriebskostenkonto für laufende Ausgaben wie Miete, Nebenkosten, Gehälter und Vorräte.
  5. Leg Geld für Steuern beiseite: Achte darauf, Geld für Steuern (sowohl Umsatz- als auch Einkommenssteuern) auf separaten Konten beiseite zu legen, damit Du nicht überrascht wirst, wenn es an der Zeit ist, sie zu zahlen.
  6. Zahl Dir selbst ein Gehalt: Weise Dir einen Prozentsatz des Umsatzes zu, um Dir selbst ein Gehalt zu zahlen. So stellst Du sicher, dass Du für Deine harte Arbeit angemessen entlohnt wirst.
  7. Passe die Zahlen nach Bedarf an: Überprüfe Deine TAPs regelmäßig und passe sie an, wenn sich Dein Unternehmen entwickelt. Dies hilft Dir auf Kurs zu bleiben und sicherzustellen, dass Dein Profit First-System weiterhin für Dein Unternehmen funktioniert.

Die Implementierung von Profit First kann einige Zeit und Mühe in Anspruch nehmen, aber es wird Dir helfen, den Gewinn zu priorisieren, finanzielle Stabilität zu erlangen und langfristigen Erfolg zu erzielen!

Du lernst, Deine Finanzen zu überprüfen und kritisch zu überdenken, ob deine Ausgaben sinnvoll für dich und dein Unternehmenswachstum sind.

So bekommst du eine umfassende Klarheit, wo dein Geld aktuell hineinfließt und kannst Anpassungen und Optimierungen vornehmen.

Wie hoch sind die Zielzuweisungsprozente (TAPs)?

Das Profit First-System empfiehlt, die Einnahmen auf der Grundlage eines festgelegten Prozentsatzes für jede Kategorie verschiedenen Konten zuzuweisen.

Die Kategorien und ihre empfohlenen Prozentsätze lauten wie folgt:

Gewinnkonto: Dieses Konto sollte einen Prozentsatz Deiner Einnahmen als Gewinn erhalten. Der empfohlene Prozentsatz liegt zwischen 5-15%.

Gehalts-Konto des Eigentümers: Dieses Konto sollte einen Prozentsatz Deiner Einnahmen erhalten, um Dir selbst ein Gehalt zu bezahlen. Der empfohlene Prozentsatz liegt zwischen 50-70%.

Steuerkonto: Dieses Konto sollte einen Prozentsatz Deiner Einnahmen erhalten, um Deine Steuern (Einkommenssteuern) zu decken. Der empfohlene Prozentsatz liegt zwischen 15-25%.

TIPP: Den Anteil der Umsatzsteuer auf Deinen Nettoumsatz solltest Du idealerweise gleich beim Rechnungseingang in der entsprechenden Höhe auf ein Umsatzsteuerkonto umbuchen. Manche Banken bieten diesen Service automatisiert an.

Betriebskostenkonto: Dieses Konto sollte einen Prozentsatz Deiner Einnahmen erhalten, um Deine Betriebskosten zu decken. Der empfohlene Prozentsatz liegt zwischen 30-50%.

Die genauen Prozentsätze können je nach Unternehmen und den spezifischen Anforderungen variieren.

Beispielrechnung:
Wenn Dein Unternehmen beispielsweise einen Netto-Umsatz von 10.000 Euro erzielt und Deine TAPs wie folgt lauten:

Gewinn: 10 %
Eigentümergehalt: 60 %
Steuern: 20%
Betriebskosten: 30 %

Dann würdest Du 1.000 € Deinem Gewinnkonto, 6.000 € dem Gehaltskonto, 2.000 € dem Steuerkonto und 3.000 € Deinem Betriebskostenkonto zuweisen.

Absolut wichtig: mindestens 1% für den Gewinn einplanen!

Das Profit-First-System betont, wie wichtig es ist, mindestens 1 % der Einnahmen für den Gewinn beiseite zu legen. Dies liegt daran, dass Gewinn ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Unternehmens ist, und wenn Du auch nur einen kleinen Prozentsatz des Umsatzes beiseitelegst, kann dies dazu beitragen, dass sich Dein Unternehmen immer in die richtige Richtung bewegt.

Indem Du mindestens 1 % des Umsatzes dem Gewinn zuordnest, sendest Du Dir (und Deinem Team) die Botschaft, dass Rentabilität Priorität hat. Dies kann dabei helfen, strategischere Entscheidungen zu treffen und sich auf Aktivitäten zu konzentrieren, die am wahrscheinlichsten Gewinne generieren. Selbst wenn Dein Unternehmen einen Abschwung erlebt, kann ein gewisser Anteil Deiner Einnahmen als Gewinn beiseitegelegt werden, um Dir dabei zu helfen, den Sturm zu überstehen.

Ebenfalls wichtig: regelmäßige Check-ups durchführen!

Indem Du Deine TAPs vierteljährlich überprüfst und anpasst, kannst Du sicherstellen, dass Dein Unternehmen immer Deinen Zielen und Deiner finanziellen Situation entspricht.

Durch den finanziellen Checkup steigerst Du auf lange Sicht die Rentabilität Deines Unternehmens, sodass Du am Ende des Jahres den Gewinn nicht nur in den Büchern findest, sondern auch schwarz auf weiß auf Deinem Konto.

Wie gesund ist Dein Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt? – sofortige Klarheit mit Hilfe des Instant Assessments

Um herauszufinden, wie rentabel Dein Unternehmen aktuell arbeitet, verwendet Profit First das Profit First Instant Assessment. Geschäftsinhaber:innen können so in kürzester Zeit sehen, wie sie aktuell im Vergleich zur Ideal-Situation eines finanziell gesunden Unternehmens abschneiden. 

Wie Du dabei genau vorgehst, liest Du am besten im Blogbeitrag auf meiner Website oder schaust Di das Video (YouTube) an 

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Du hast Fragen? Oder willst mehr wissen? Dann melde Dich gern bei mir.

Portrait Andrea Jebens

Autorin Andrea Jebens

Ich bin Andrea, Diplom-Kauffrau und lexoffice Coach und unterstütze Solopreneure und KMU im Backoffice, beim Personal, in der Buchhaltung und bei den Finanzen. WebsiteLexoffice-Coach

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2 Kommentare

  1. Andrea Danke! Ich hab mich dieses Wochenende dick mit meinen Rechnungen, Buchhaltung, Finanzen beschäftigt und genau diese doch echt genaue Anleitung hat mir gefehlt. Jetzt hab ich einen Fahrplan – ich versuche das die nächsten Tage mal umzusetzen. Denn ja, die Psychologie kann Berge versetzen – oder auch mal übersehen, je nachdem, wie man es sieht. Danke für diesen neuen Blickwinkel.
    Herzliche Grüße, Jennifer Steudle

    Antworten
    • Liebe Jennifer,
      sehr gerne! Es freut mich, wenn Du da was für Dich mitnehmen konntest. Ich finde, Profit FIrsdt ist ein einfaches System (wenn man sich mal ein wenig damit beschäftigt hat), dass einem wirklich schnell einen Überblick über die Finanzen und das Business gibt.
      Wenn Du noch Fragen dazu hast, dann melde Dich gerne…auch auf einen virtuellen Kaffee.
      Liebe Grüße
      Andrea

      Antworten

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